Privacyverklaring

In overeenstemming met de nieuwe Europees geldende regelgeving rond de verwerking van persoonsgegevens (General Data Protection Regulation, GDPR) wil het OFP DuPont European Pension Fund (hierna: DEPF) u informeren over het gebruik van uw persoonsgegevens bij het beheer van uw aanvullende pensioenrechten.

Deze informatie wordt opgesteld in de vorm van een lijst van vragen en antwoorden.

Wij verwerken gegevens van de volgende personen:

  • degenen voor wie wij de pensioenregeling uitvoeren;
  • degenen die onze website bezoeken;
  • degenen met wie wij contact hebben.

Het verzamelen, beheren en gebruiken van uw gegevens noemen wij ‘verwerken’. Deze gegevens ontvangen wij van u of van een ander.

Het gebruik van bepaalde persoonsgegevens is noodzakelijk om uw rechten in het pensioenplan te kunnen berekenen, uit te betalen of in voorkomend geval te transfereren, alsook om u op periodieke basis te kunnen informeren over uw bestaande rechten.

Met het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens voldoen het OFP DuPont European Pension Fund en uw (vroegere) werkgever aan hun wettelijke verplichting tot het beheer en de uitvoering van uw pensioenplan.

De gebruikte persoonsgegevens kunnen onderverdeeld worden in verschillende categorieën.

  • naam- en adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres;
  • bankrekeningnummer;
  • geboortedatum, geslacht en burgerlijke staat;
  • taalvoorkeur en nationaliteit;
  • burgerservicenummer of rijksregisternummer;
  • dienstverbandgegevens van de werkgever, waaronder uw pensioengevend salaris;
  • arbeidsongeschiktheidsgegevens;
  • relatiegegevens en persoonlijke gegevens van (eventuele) (ex-)partner en kinderen.

Het DEPF zal in elk geval enkel de persoonlijke gegevens (laten) verwerken die effectief nodig zijn voor het beheer van uw pensioenplan.

Als aangeslotene van het pensioenplan dient u uw mogelijke toekomstige begunstigden zelf te informeren over het mogelijke gebruik van bepaalde van zijn of haar persoonlijke gegevens voor het beheer en de uitvoering van uw pensioenplan (bv. uitkering bij overlijden).

Wij ontvangen gegevens van u, bijvoorbeeld:

  • als u ons belt of een e-mail stuurt;
  • als u zich heeft aangemeld voor onze online nieuwsbrief; of
  • als u een online contactformulier op onze website heeft ingevuld.

Het DEPF ontvangt uw persoonlijke gegevens via uw (vroegere) werkgever. Verder wordt het pensioenfonds ook via de overheid geïnformeerd over bepaalde gebeurtenissen zoals adreswijziging, overlijden of pensionering. Bij een bepaalde gebeurtenis zoals uw pensionering of overlijden vóór pensionering zullen u of uw begunstigde(n) bijkomende gegevens gevraagd worden met het oog op de uitbetaling van de rechten aan u of uw begunstigde(n).

In aanvulling hierop beschikken wij over een cookiebeleid voor bezoekers van onze website. Een cookie is een tekstbestandje dat op uw computer, tablet of mobiele telefoon wordt geplaatst als u de site raadpleegt. Cookies vergemakkelijken en versnellen het gebruik van de site.

Binnen de organisatie van het DEPF zelf kunnen de leden van de operationele organen van het pensioenfonds (raad van bestuur, dagelijks bestuur) in het kader van hun uitvoerende en toezichthoudende functie uw persoonlijke gegevens verwerken.
Wij verstrekken de volgende gegevens alleen aan derden indien dit nodig is voor een goede uitvoering van de pensioenregeling. Denkt u hierbij aan het verstrekken van uw gegevens aan onze dienstverleners, de fiscale administratie/Belastingdienst, sociale zekerheidsadministratie en toezichthouders (FSMA in België, De Nederlandsche Bank in Nederland). Hiervan wijken wij alleen af indien de wet, het pensioenreglement en/of de beheersovereenkomst ons hiertoe verplichten. Of indien u ons schriftelijk machtigt uw gegevens te verstrekken.

Beveiliging door onze uitbestedingsrelaties

Wij hebben samen met onze dienstverleners, waaronder Aon België en RiskCo die de pensioenadministratie voor onze secties verzorgen, de nodige technische en organisatorische voorzieningen getroffen om uw gegevens te beschermen tegen verlies of beschadiging. Maar ook om vervanging of herstel van verloren of beschadigde persoonsgegevens te herstellen.
De uitbestedingspartijen waarmee het DEPF samenwerkt onderschrijven ons privacybeleid waarin is vastgelegd dat zij verplicht zijn tot geheimhouding van de persoonsgegevens die zij verwerken. En dat zij deze gegevens gebruiken overeenkomstig de wet- en regelgeving, behalve wanneer de wet hen verplicht de gegevens te verstrekken.

De werknemers, leidinggevenden en vertegenwoordigers van de aangestelde dienstverleners of instellingen zullen uw persoonsgegevens verder uitsluitend verwerken op basis van de schriftelijke instructies van het pensioenfonds.

Doorgifte gegevens buiten EU

Er kan mogelijk doorgifte van uw persoonsgegevens plaatsvinden naar landen buiten EU. Dit doen wij alleen als dit nodig is voor een goede uitvoering van uw pensioenregeling. Hierbij treffen wij altijd maatregelen om te zorgen voor een passend beschermingsniveau voor de verwerking van uw persoonsgegevens (privacy shield).

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of waarvoor ze worden verwerkt. Gezien de aard van onze activiteiten zijn relatief lange termijnen noodzakelijk. Het is mogelijk dat het DEPF sommige gegevens bewaart omdat dit wettelijk verplicht is. Uitgangspunt is dat wij dan de wettelijke bewaartermijn aanhouden.

Als aangeslotene hebt u verschillende rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens:

  • recht op inzage van de verwerkte gegevens
  • verzoek om gegevens te verbeteren, te beperken of te wissen indien gerechtvaardigd, en voor zover dit mogelijk is met het oog op het verdere beheer en uitvoering van het pensioenplan
  • verzoek om gegevens over te dragen naar een andere organisatie die soortgelijke gegevens verwerkt.

Wij maken u erop attent dat het wissen van gegevens in een aantal gevallen niet mogelijk is, zoals wanneer het verwerken van de gegevens dient om een wettelijk vastgelegde taak van algemeen belang uit te voeren.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, beperking, verwijdering of overdracht van uw gegevens sturen aan de pensioenadministrateur voor uw sectie (Aon België of RiskCo). U ontvangt zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen een maand, een reactie op uw verzoek. Voor meer informatie over uw rechten kunt u contact opnemen met het DEPF per e-mail: info@depf.eu.

De Gegevensbeschermingsautoriteit (België) en de Autoriteit Persoonsgegevens (Nederland) zijn wettelijk toezichthouder op de verwerking van persoonsgegevens. Zij houden toezicht en hebben verschillende mogelijkheden om maatregelen te treffen, waaronder het opleggen van een boete.

Contactgegevens:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Telefoonnummer: +32 (0)2 274 48 00
Voor eerstelijnshulpvragen: +32 (0)2 274 48 78
Emailadres: contact@apd-gba.be
Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

Autoriteit Persoonsgegevens
Adres: Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag
Telefoonnummer: +31 (0)88 – 1805 250
Meldplicht datalekken: +31 (0)88 – 1805 255
Website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

Bent u het niet eens met de beslissing op uw verzoek? Dan kunt u een klacht indienen bij de voorzitter van de Raad van Bestuur. Uw klacht wordt afgehandeld overeenkomstig onze klachtenprocedure.

Bent u niet tevreden met de afhandeling van uw klacht? Dan kunt u met uw klacht of verzoek terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (België) of de Autoriteit Persoonsgegevens (Nederland). De contactgegevens treft u hierboven aan.

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de privacy verklaring, bijvoorbeeld in verband met aanpassingen in wet- en regelgeving of rechtspraak. U wordt dan ook aangeraden om deze verklaring met regelmaat te raadplegen indien u onze site bezoekt.